Rapat Dalam Kantor Di Kecamatan Sukodono

Rapat Dalam Kantor Di Kecamatan Sukodono

By Admin - Senin, 03 September 2018 / 08:31:15 In Artikel

SUKODONO – (03/09/2018) Mengadakan pertemuan atau rapat memang lazim dilakukan oleh sebuah organisasi. Terlebih jika organisasi tersebut merupakan sebuah Organisasi Pemerintah.

Pertemuan atau rapat ditujukan guna mengatur langkah dan strategi, misalnya agar performa Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dapat meningkatkan kualitas pelayanannya kepada masyarakat atau mendapatkan kepercayaan dari masyarakat. Namun terkadang rapat tidak berlangsung secara efektif sehingga hasilnya tak sesuai harapan serta membuang-buang waktu dan anggaran. Karena itu, Camat Sukodono (M. Ainur Rahman, AP.M.Si.) selalu berusaha melakukan rapat yang efektif. Meski kadang dibatasi ruang dan waktu, Beliau selalu fokus sehingga berhasil membawa inovasi baru bagi Sukodono. Bagaimana caranya?

1.    Membuat tujuan rapat yang jelas
Pertemuan atau rapat biasanya dilakukan untuk menyampaikan gagasan baru atau menyelesaikan sebuah masalah. Oleh sebab itu, pemahaman akan materi rapat sangatlah penting.

2.    Menjaga agar rapat tetap sederhana
Selain membuat tuuan yang jelas, Camat Sukodono juga dikenal tak suka struktur rapat yang terlalu banyak melalui presentasi, Beliau ingin agar rapat berjalan mengalir sederhana, tidak terganggu oleh penyampaian presentasi. Presentasi bisa berguna apabila dilakukan dengan jumlah peserta yang banyak atau untuk mengirim informasi tertentu, misalnya seperti dalam konferensi atau sosialisasi. Namun, untuk rapat internal dengan beberapa orang saja, presentasi bisa merepotkan dan mengganggu, apalagi kalau ada kendala teknis. Lagipula, apabila peserta rapat adalah segelintir orang yang benar-benar paham akan topik yang didiskusikan, mereka kemungkinan bisa memberikan penjelasan dan mencapai tujuan meeting tanpa harus melakukan presentasi.

3.    Memastikan para perserta tahu agenda rapat
Sebelum melakukan rapat, Camat Sukodono ingin para pesertanya melakukan persiapan diskusi. Untuk mempermudah hal ini, dia memberikan informasi agenda rapatnya terlebih dahulu kepada peserta. Dengan begini, orang-orang yang terlibat dalam rapat bakal mengetahui agenda dan cakupan diskusi secara jelas. Mereka pun akan tahu peranan masing-masing dan mengapa mereka dipanggil untuk ikut dalam rapat, serta terdorong untuk melakukan persiapan materi. Pada akhirnya, peserta rapat akan punya tujuan yang jelas dalam pikiran sehingga rapat bisa lebih mudah mencapai hasil bersama.

4.    Melibatkan semua peserta dalam proses pengambilan keputusan
Dalam rapat internal, Camat Sukodono memberikan tugas masing-masing ke para peserta rapat untuk memastikan tujuan akhir bisa dicapai. Memberikan peranan dan tanggungjawab ke tiap peserta memiliki dua keuntungan. Pertama, masing-masing orang jadi paham akan posisi mereka dalam pertemuan dan alasan mengapa mereka harus ada di sana. Kedua, dengan memiliki peranan, para peserta terdorong untuk beropini dan menciptakan diskusi.

5.    Rapat tak harus dilakukan di dalam ruangan
Di era teknologi digital, ada banyak fasilitas yang bisa menjadi perantara jarak peserta rapat, seperti video conference atau tele conference. Rapat juga bisa dilakukan di luar ruangan dengan jarak yang berjauhan antara satu sama lainnya. Rapat pun tak melulu harus dihadiri secara langsung dalam ruangan kantor yang itu-itu saja. Camat Sukodono suka dengan "rapat jalan-jalan" karena ide dan keputusan seringkali datang dengan cepat dan spontan. Stand-up meeting konon bisa meningkatkan konsentrasi para peserta sekaligus mempersingkat waktu rapat. Di kantor pun, Kecamatan Sukodono juga bisa menyediakan area rapat yang berbeda-beda, misalnya berupa ruangan meeting atau di area gazebo yang terbuka, sehingga bisa mengakomodir aneka kebutuhan.

 

TERBARU
View All News
© 2018 Sukodono,